ساده ترین تعریفی که از فاکتور می توان ارائه داد، این است که فاکتور سندی است که فروشنده به خریدار می دهد تا در قبال پرداخت مبلغ مشخص شده به همراه تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده، خدمت یا محصولاتی را دریافت می کند. فاکتور ها معمولا دارای بخش های مختلفی مانند شماره برگه فاکتور، تاریخ، مشخصات فروشنده و خریدار به همراه لیست محصولات و قیمت آنهاست.

اهمیت فاکتور

یکی از مهم ترین دلایل الزامی بودن استفاده از فاکتور فروش برای شرکت ها، ارائه آن به سازمان دارایی برای مباحث مالیاتی است. از جمله سایر دلایل اهمیت فاکتور فروش عبارتند از:

• ایجاد حس اطمینان

یکی از مشخصه های خرید ایمن و مطمئن از یک فروشگاه، ارائه فاکتور فروش (هر چند غیر رسمی) به خریدار است. بسیاری از افراد هنگام احتیاج به تماس با فروشگاهی که از آن خرید کردند، به سراغ فاکتور خرید خود می روند و از این رو، فاکتور فروش حس اطمینان بالایی ایجاد می کند.

• قابل پیگیری

فاکتور فروش امضا و مهر شده توسط فروشگاه یا شرکتی که از آن خدمات دریافت کرده اید، قابل پیگیری است. این بدان معناست که اگر در محصول دریافتی مشکلی وجود داشت یا مشخصات آن با چیزی که سفارش دادید همخوانی نداشت، شما می توانید با استناد به آن، از خود فروشگاه یا قوه قضاییه پیگیری نمایید.

• سند و مدرک نقل و انتقال

یکی از مهم ترین دلایل استفاده از فاکتور رسمی و غیر رسمی در سازمان ها، بایگانی و حسابداری شرکت ها هستند که با استفاده از فاکتور های فروش و خرید، حساب مالی شرکت را سر و سامان می دهند.

انواع فاکتور

فاکتور ها را بر اساس معیار های مختلفی دسته بندی می کنند که شامل نوع چاپ، رسمی و غیر رسمی، سایز کاغذ، جنس و گرماژ می باشند.

انواع فاکتور فروش بر اساس نوع چاپ

فاکتور کاربن لس

فاکتور چیست

نوع چاپ فاکتور کاربن لس (NCR) به صورتی است که به محض ایجاد فشار روی برگه اصلی فاکتور، محتوای نگارش شده به برگه زیرین منتقل می شود و اصطلاحا بدون برگه کاربن می توانید رسید به مشتریان بدهید و برگه دوم را نزد خود نگه دارید. این نوع چاپ فاکتور به دلیل راحتی در استفاده، عموما طرفداران بیشتری نسبت به نوع ساده تحریر دارد.

فاکتور تحریر

جنس این نوع فاکتور در برگه رویی از تحریر و برگه های زیرین از جنس الوان هستند. این سبک از چاپ فاکتور جزو قدیمی ترین روش های موجود است که تا به امروز هم مورد استفاده قرار می گیرد. برای کپی نوشته ها در صفحات زیرین فاکتور در نوع تحریر نیاز به یک برگه کاربن دارید.

فاکتور قبضی

نوع چاپ این فاکتور دقیقا مانند قبض و دسته چک می باشد و معمولا در فروشگاه هایی که نیاز است مشتری مجددا به آنجا بازگردد مانند فروشگاه عینک سازی، تعمیرات لوازم منزل، لپتاپ و … استفاده می شود.

فاکتور فروش

عمده ترین افرادی که از فاکتور فروش، استفاده می کنند، فروشگاه های مواد غذایی و بازاریابان شرکت ها هستند که برای ثبت حجم خرید و فروش از آن استفاده می کنند.

انواع فاکتور بر اساس نوع کاربرد

چاپ فاکتور رسمی

فاکتور چیست

فاکتور رسمی سندی است که هر شرکت و کسب و کاری که کالا یا خدماتی را به فروش می رساند باید داشته باشد و یک نسخه به مشتری و نسخه دیگری برای ارائه به سازمان مالیات کشور نگهداری نماید؛ به همین دلیل به این نوع فاکتور، فاکتور مالیاتی نیز گفته می شود.

فرم استاندارد این نوع فاکتور می بایست مطابق با تصویر زیر شامل شماره گذاری ملخی قرمز و برجسته، مشخصات کامل خریدار، فروشنده و کالای فروخته شده با جزئیات باشد. یکی از خدماتی که مجموعه سیناپکینگ ارائه می دهد، خدمات چاپ فاکتور رسمی فوری می باشد.

چاپ فاکتور غیر رسمی

عنوانی که به اسم فاکتور غیر رسمی جا افتاده است، در اصل همان صدور فاکتور صوری برای دور زدن مالیات می باشد. این نوع فاکتور ها معمولا با استفاده از کد اقتصادی شرکتی منحل شده یا غیر فعال اقدام به صدور رسید می کنند و هدف آنها فرار مالیاتی است. لازم به ذکر است این اقدام خلاف قانون بوده و مشمول جریمه خواهد شد و حتما قبل از صدور فاکتور، کد اقتصادی شرکت را کنترل کنید.

انواع فاکتور بر اساس سایز کاغذ

سایز فاکتور بخصوص در نوع رسمی آن باید مورد توجه قرار بگیرد. به طور معمول سایز کاغذ A4 و A5 برای انواع فاکتور استفاده می شود که مورد تایید دارایی نیز می باشد. البته باید به این نکته نیز اشاره کنیم که چاپ فاکتور در هر ابعادی (A و B) صورت می گیرد و صرفا این موردی سلیقه ایست.

توصیه ما به شما، چاپ فاکتور با سایز کاغذ A4 است که فضای کافی بخصوص در مورد فاکتور دارایی برای مشخصات خریدار و فروشنده وجود داشته باشد.

انواع فاکتور بر اساس رنگ بندی و تعداد برگ

تعداد برگ معمول در نسخه فاکتور رسمی 3 برگ و در نسخه های ارائه شده به مشتریان ساده معمولا دارای دو برگ است اما فاکتور را می توان در انواع 2 تا 6 برگ سفارش داد. رنگ بندی برگه های فاکتور نیز به صورت سفید، صورتی، آبی، سبز، زرد و طلایی، تولید و چاپ می شوند.

شماره گذاری در فاکتور رسمی نیز باید به صورت ملخی قرمز برجسته با فونت فارسی باشد و برای فاکتور فروش این الزام وجود ندارد.

پیش فاکتور چیست؟

پیش فاکتور سندی است که برای معرفی کالا و خدمات به همراه قیمت آن و تاریخ اعتبار فاکتور از طرف فروشنده به خریدار ارائه می شود. پیش فاکتور الزام پرداخت برای مشتری و خریدار ایجاد نمی کند و صرفا برای معرفی محصولات و قیمت آنها کاربرد دارد.

موارد حقوقی فاکتور چیست؟

برخی از مواردی که چه در سفارش فاکتور و چه در دریافت آن از طرف فروشنده باید به آنها توجه کنیم، عبارتند از:

• فاکتور رسمی باید در قطع A4 و A5 سفارش داده شود، دارای شماره گذاری ملخی قرمز باشد و فرمت استاندارد مورد تایید دارایی را داشته باشد.
• در فاکتور (چه رسمی و چه غیر رسمی) حتما امضا و مهر فروشگاه را دریافت نمایید. عدم امضای فاکتور توسط فروشنده، رسید دریافتی شما را بی اعتبار می کند.
• در مواردی که کالا دریافت شده و مغایر با انتظارات بوده و یا کالا دریافت شده و مبلغطی اقساط چکی پرداخت نشده است، اصلی تین مرجع ارائه فاکتور فروش و خرید نزد دادگاه است.
• برای جلوگیری از دریافت فاکتور های صوری، حتما شماره اقتصادی را پیش از دریافت فاکتور چک کنید.
• بهتر است بدانید که تمامی واحد های تجاری بر اساس قانون باید به خریداران فاکتور رسمی ارائه کنند و در صورت امتناع از این مورد، مشمول جریمه خواهند شد.